Política de tratamiento de datos personales

La compañía MERTEL IMPORTACIONES S.A.S., identificada con Número de Identificación Tributaria 900.499.744-8 y con domicilio principal en Bucaramanga, reconoce la importancia de la protección y el adecuado tratamiento de la información personal, comercial y financiera de sus contrapartes. En virtud de ello, ha desarrollado la presente política, fundamentándose en el marco normativo colombiano vigente en materia de protección de datos personales y Hábeas Data, así como en las mejores prácticas del sector de distribución de autopartes.

Esta política se rige bajo las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto 1074 de 2015, además de las directrices establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y de más entidades regulatorias competentes. En este contexto, el derecho fundamental al hábeas data garantiza a las personas el control sobre el uso y tratamiento de su información personal, permitiéndoles conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos almacenados en bases de datos, de acuerdo con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

La compañía MERTEL IMPORTACIONES S.A.S. asegura que el tratamiento de los datos personales recopilados en el ejercicio de sus operaciones comerciales y administrativas dentro del sector de distribución de autopartes se realice con el más alto nivel de responsabilidad, garantizando la debida pro tección de la información y respetando los derechos de sus titulares. Para ello, implementará procedimientos adecuados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, conservación y eliminación de datos personales, asegurando que toda información captada mediante los canales autorizados se gestione conforme a los lineamientos de la legislación vigente.

Con esto, se busca que l os titulares de la información tengan derecho a conocer qué información personal ha sido recopilada y cómo se está tratando, actualizar y rectificar su información cuando esta sea inexacta o incompleta, solicitar la supresión o revocación del consentimiento para el tratamiento de sus datos cu ando no exista un deber legal o contractual que lo impida, y ejercer su derecho de oposición frente al tratamiento de su información en determinadas circunstancias. Así mismo, para garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, MERTEL IMPORTACIONES S.A.S. ha dispuesto mecanismos internos que permiten a los titulares de la información presentar solicitudes relacionadas con el acceso, actualización, corrección, eliminación o revocatoria de autorización del uso de sus datos personales.

Esta política es de cumplimiento obligatorio para todos los responsables y encargados del tratamiento de datos dentro de La Compañía, quienes deben asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y hábeas data, implementando medidas de seguridad adecuadas para la gestión de la información. La compañía también informa a sus contrapartes que la recolección y tratamiento de datos personales se hará exclusivamente con los fines definidos en la presente política y conforme a las normas establecidas por el régimen nacional de protección de datos.

Finalmente, para garantizar una adecuada gestión de solicitudes relacionadas con la protección de datos personales y el derecho de Hábeas Data, la compañía ha establecido el correo electrónico mertelimportaciones@gmail.com como el único canal autorizado para la recepción y gestión de peticiones, consultas y reclamos en relación con el tratamiento de la información.

Propiedad intelectual

La Compañía es titular exclusiva de los derechos de propiedad intelectual sobre todos los contenidos utilizados en sus diferentes medios de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse a, textos, imágenes, gráficos, sonidos, animaciones, videos y cualquier otro material audiovisual o digital. Estos elementos están protegidos por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y derechos de autor, por lo que su reproducción, distribución, modificación, publicación, transmisión o cualquier otro uso no autorizado está estrictamente

prohibido. Ninguna persona natural o jurídica ajena a la Compañía podrá copiar, utilizar o explotar estos contenidos sin previa autorización expresa y por escrito de la Compañía.

Asimismo, la Compañía opera exclusivamente dentro del marco legal y no realiza ninguna actividad, operación o tratamiento de información sin contar con las autorizaciones pertinentes exigidas por la normativa aplicable. En lo que respecta al derecho fundamental de hábeas data, el acceso, uso y tratamiento de los datos personales se encuentra estrictamente restringido hasta tanto se cuente con la autorización expresa de sus titulares, garantizando así el respeto a la privacidad, la protección de la información y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Cualquier uso indebido de la propiedad intelectual de la Compañía o el tratamiento no autorizado de datos personales podrá dar lugar a las acciones legales correspondientes, de conformidad con la normativa aplicable.

No otorgamiento de licencias

La Compañía comparte información clara, veraz y relevante para sus partes interesadas con el objetivo de fortalecer relaciones estratégicas dentro de un marco de transparencia, ética y responsabilidad corporativa. En ningún caso difunde contenido con la in tención de desinformar, inducir a error, tergiversar hechos o generar controversia sobre algún tema en particular. La Compañía garantiza la integridad de la información que comparte y asegura que su contenido respete los principios de objetividad, veracida d y alineación con su visión corporativa.

Además, la Compañía protege y resguarda todos sus activos de propiedad intelectual, incluyendo patentes, marcas registradas, derechos de autor y demás derechos de propiedad intelectual, industrial y comercial, tanto a nivel nacional como internacional. La legislación vigente ampara todos los materiales que publica en sus plataformas, medios de comunicación y canales oficiales, prohibiendo expresamente su reproducción, distribución, modificación, publicación o cualquier otro uso sin su autorización previa y por escrito.

El acceso a las publicaciones, plataformas o cualquier otro contenido de la Compañía no concede ni implica la concesión de licencias, permisos o derechos de uso sobre su propiedad intelectual, industrial o comercial, ni sobre la propiedad de terceros que p ueda incluir en sus contenidos. Cualquier uso no autorizado de estos activos, incluyendo su explotación con fines comerciales, divulgación sin permiso o alteración indebida, constituye una infracción y podrá derivar en acciones legales y sanciones conforme a la normativa vigente en cada jurisdicción. La Compañía aplicará todas las medidas necesarias para proteger y hacer valer sus derechos, asegurando el cumplimiento estricto de las regulaciones aplicables.

Destinatarios

Esta política aplica a todos los titulares de la información y a cualquier persona, natural o jurídica, que mantenga una relación directa o indirecta con la Compañía. Su objetivo es establecer lineamientos claros para el tratamiento adecuado de los datos p ersonales, garantizando el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de protección de datos y seguridad de la información.

Todos los responsables dentro de la Compañía deben gestionar, almacenar y procesar datos personales en el ejercicio de sus funciones, ya sea en bases de datos físicas o digitales. La Compañía exige que el tratamiento de la información respete los principio s de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, seguridad, confidencialidad y acceso restringido. Cuando la Compañía delegue el tratamiento de datos a un tercero en calidad de encargado, este deberá cumplir estrictamente con los lineamientos establecid os en esta política y garantizar el adecuado manejo y protección de la información conforme a la normativa aplicable.

La Compañía también se asegura de que todos los titulares de la información conozcan esta política y comprendan de manera clara los fines para los cuales recopila sus datos, los distintos tratamientos a los que los somete y las medidas de seguridad que implementa para protegerlos. Además, establece procedimientos específicos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación del consentimiento sobre el uso de su información. Con estas acciones, la

Compañía refuerza su compromiso con la transparencia, la responsabilidad en el manejo de los datos y la protección de los derechos fundamentales de estos.

Alcance

La presente política de tratamiento de datos personales establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, procesamiento, administración y protección de la información obtenida de clientes, proveedores, usuarios, candidatos a colaboradores, co laboradores y cualquier otra persona cuyos datos sean recopilados o gestionados en bases de datos físicas, electrónicas o digitales. La Compañía obtiene, almacena y usa esta información únicamente a través de medios previamente autorizados, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales y asegurando que su tratamiento se realice de manera lícita, leal, segura y transparente.

Además, esta política se aplica a aquellas personas que, sin ser los titulares directos de la información, tienen la capacidad legal para actuar en su representación, como representantes legales o tutores en el caso de menores de edad. La Compañía adopta m edidas estrictas para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información de estos titulares, protegiendo sus derechos fundamentales y asegurando que su tratamiento se realice conforme a los principios de necesidad, proporcionalidad y finalidad.

A través de esta política, la Compañía refuerza su compromiso con la protección de los datos personales y establece mecanismos para prevenir el uso indebido, la divulgación no autorizada y cualquier otra acción que pueda afectar la privacidad y los derecho s de los titulares de la información. Todas las áreas de la Compañía deben cumplir con estos lineamientos, garantizando que el tratamiento de los datos se realice de forma ética, responsable y en total cumplimiento con las disposiciones legales aplicables.

Definiciones

Acceso restringido Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. La Compañía no hará disponibles de datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.

Área responsable de protección de datos Es el área dentro de la compañía, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la política de tratamiento de datos personales.

Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas a través de la figura del Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos (Data Protection Officer).

Base de datos Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento. Esto puede incluir archivos físicos y electrónicos.

Base de datos automatizada Conjunto de datos recopilados en un registro de control automatizado, el cual puede involucrar el manejo de un sistema en la nube, aplicativo web, entre otro, con la facilidad de gestionar, actualizar y transferir automáticamente la información de acuerdo con los parámetros establecidos.

Base de datos semiautomatizada Conjunto de datos recopilados en una base de datos en la que se involucra personal humano y tecnología para la correcta actualización, uso y conservación.

Calidad del dato

El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, La Compañía deberá abstenerse de s ometerlo a tratamiento, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

Circulación restringida Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de La Compañía o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados para tratarlos.

Compañía Corresponde a MERTEL IMPORTACIONES S.A.S.

Confidencialidad Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Dato personal Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.

Dato público Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los da tos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales

Dato sensible Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Derecho de los niños, niñas y adolescentes En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Encargado del tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. La Compañía, actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos , en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Información digital Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

Responsable del tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. La Compañía, actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personale s sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice la compañía o los encargados de tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Obligaciones

Esta política será de cabal cumplimiento por parte de MERTEL IMPORTACIONES S.A.S. identificada con el Número de Identificación tributaria 900.499.744-8. La Compañía asume la responsabilidad ineludible de garantizar la seguridad y protección de los datos personales que gestiona, independientemente de la existencia de responsables y encargados designados para su tratamiento. Para ello, implementa medidas de seguridad sólidas y adecuadas, asegurando que el tratamiento de la información cumpla con los más altos estándares de protección y con la normativa vigente en materia de datos personales.

Como parte de este compromiso, la Compañía revisa y actualiza de manera periódica las medidas de seguridad aplicadas, garantizando que sean razonables, proporcionales y efectivas para mitigar cualquier riesgo que pueda comprometer la integridad, confidenci alidad y disponibilidad de los datos personales. Asimismo, la Compañía supervisa que todas las finalidades establecidas para el tratamiento de la información se mantengan vigentes y alineadas con los objetivos estratégicos, evitando el uso indebido, la ret ención innecesaria o el tratamiento sin fundamento legal.

A través de estas acciones, la Compañía no solo asegura el cumplimiento de sus obligaciones legales, sino que también refuerza la confianza de sus partes interesadas al garantizar un manejo responsable, transparente y seguro de la información. Todas las ár eas de la Compañía deben cumplir con estos lineamientos, adoptando las mejores prácticas en materia de seguridad de la información y protegiendo de manera efectiva los derechos de los titulares de los datos personales.

Responsabilidad del tratamiento de datos

La persona jurídica que responde por el tratamiento de los datos personales suministrados por los titulares de la información se encuentra ubicada en la Carrera 15 No. 19 – 29, Piso 1, Local 101, Barrio San Francisco, en Bucaramanga.

Así mismo, la información suministrada por los titulares de la información reposará en las bases de datos de la Compañía, y, esta solo permitirá que un encargado trate los datos personales cuando cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información. Para garantizar el ejercicio pleno de sus derechos, el titular podrá comunicarse con la Compañía a través del corre o electrónico mertelimportaciones@gmail.com, donde podrá presentar consultas, reclamos y/o peticiones, siempre que cumpla con los lineamientos establecidos en el capítulo “Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones”.

En ninguna circunstancia, la Compañía otorgará acceso o autorización a terceros para tratar la información de los titulares sin contar con los soportes legales y documentales que respalden dicha solicitud. La única excepción a esta regla se dará en cumplimiento de un mandato legal, en cuyo caso la Compañía implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad e integridad de la información.

Antes de celebrar contratos con terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos, la Compañía verificará que cumplan con los requisitos mínimos de seguridad de la información exigidos. Solo seleccionará a aquellos encargados que acrediten el cumplimiento de estos estándares y garanticen el tratamiento adecuado de los datos personales. Además, cuando requiera la intervención de un encargado para gestionar información dentro de las finalidades definidas, la Compañía notificará previamente al titular de la información y obtendrá su aprobación. La Compañía también atenderá cualquier inquietud que el titular pueda tener respecto al tratamiento de sus datos.

El titular de la información deberá ejercer sus derechos directamente ante la Compañía y no podrá dirigirse al encargado sin contar con una autorización escrita y expresa por parte de la Compañía. De esta manera, se asegura un control estricto sobre el acceso, uso y tratamiento de los datos personales, protegiendo la privacidad y los derechos de los titulares conforme a la normativa vigente.

Principios rectores frente al tratamiento de los datos personales

La Compañía fundamenta su política de tratamiento de datos personales en principios rectores que garantizan el manejo adecuado, seguro y transparente de la información. Estos principios establecen las bases para la aplicación y desarrollo de todas las actividades relacionadas con la recopilación, almacenamiento, uso y protección de los datos personales.

Por lo tanto, cada acción que la Compañía lleve a cabo en materia de tratamiento de datos se alineará con estas directrices, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y la protección de los derechos de los titulares de la información. Estos principios no solo guían la gestión interna de la información, sino que también establecen el compromiso de la Compañía con la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos personales que administra.

Principio de Legalidad

La Compañía garantizará que todos los datos personales que recopile cuenten con el respaldo documental y la autorización expresa del titular para su uso. Además, cumplirá estrictamente con las disposiciones normativas vigentes, asegurando que cada autoriza ción obtenida respete los principios de legalidad, transparencia y consentimiento informado.

Para reforzar este compromiso, la Compañía alineará su política de tratamiento de datos personales con los requisitos legales aplicables y con las mejores prácticas en materia de protección de la información. De esta manera, se asegurará un tratamiento adecuado, seguro y conforme a los derechos de los titulares, garantizando que la gestión de los datos responda a los estándares de privacidad y seguridad exigidos por la normativa vigente.

Principio de Finalidad

La Compañía garantizará que todos los titulares de la información conozcan de manera clara y detallada los propósitos para los cuales se han recolectado sus datos personales. Asimismo, cada titular tendrá el derecho de revocar cualquier finalidad que considere no esencial para el desarrollo de las actividades acordadas.

No obstante, la Compañía definirá ciertas finalidades de carácter obligatorio con el objetivo de evitar afectaciones en la ejecución de los acuerdos establecidos con las contrapartes. Estas finalidades estarán debidamente justificadas y alineadas con el cu mplimiento de las obligaciones contractuales y normativas, asegurando un tratamiento transparente, legítimo y proporcional de la información.

Principio de Libertad

El titular de la información podrá ejercer plenamente sus derechos sobre el tratamiento de sus datos personales sin restricciones ni inconvenientes. Tendrá la facultad de solicitar rectificaciones y actualizaciones cuando lo considere necesario, garantizando que su información se mantenga precisa y actualizada.

La Compañía solo podrá recopilar datos directamente del titular de la información o de la persona que este haya autorizado expresamente. En ninguna circunstancia divulgará la información sin contar con la autorización

previa del titular, salvo en los casos en que exista un mandato legal o judicial que justifique y respalde dicha divulgación. De esta manera, la Compañía refuerza su compromiso con la privacidad, la protección de datos y el cumplimiento de la normativa vigente.

Principio de Veracidad o Calidad

La Compañía garantizará que toda la información sometida a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Para ello, implementará mecanismos que aseguren la integridad y calidad de los datos recopilados, evitando cualquier distorsión o error en su gestión.

Todos los formularios diseñados por la Compañía, así como los medios de comunicación utilizados para la recolección de datos, deberán proporcionar información clara y precisa, sin inducir a interpretaciones erróneas sobre los datos captados o sus propósitos. Asimismo, quedará estrictamente prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentados o inexactos que puedan generar confusión o afectar la confiabilidad de la información. Con estas medidas, la Compañía refuerza su compromiso con la tr ansparencia, la calidad de los datos y el cumplimiento de la normativa vigente.

Principio de Transparencia

La Compañía asegurará que todos los titulares de la información tengan acceso total y transparente a los datos personales que resguarda sobre ellos. Además, será responsable de proporcionar información sobre cualquier dato que haya sido transferido a un encargado del tratamiento, garantizando un control adecuado sobre el uso de la información.

Asimismo, la Compañía centralizará y gestionará todas las solicitudes relacionadas con los encargados del tratamiento, permitiendo que el titular pueda, en cualquier momento y sin restricciones, obtener detalles completos sobre los datos personales que le conciernan. Con estas medidas, la Compañía refuerza su compromiso con la transparencia, el acceso a la información y el respeto por los derechos de los titulares, en cumplimiento de la normativa vigente.

Principio de Acceso y Circulación Restringida

El tratamiento de los datos personales se realizará dentro de los límites establecidos por la naturaleza de la información, las disposiciones de la normativa colombiana y la Constitución Nacional. La Compañía garantizará que todas las actividades relaciona das con el manejo de datos se ajusten estrictamente a estos parámetros legales y de seguridad.

Solo las personas autorizadas por la Compañía o aquellas que esta designe podrán acceder y gestionar los datos personales. A excepción de la información pública, los datos personales no estarán disponibles en medios que permitan su divulgación o acceso mas ivo. La Compañía implementará controles técnicos y de seguridad que restrinjan el acceso únicamente a los titulares de la información y a terceros autorizados, asegurando la confidencialidad y protección de los datos en todo momento.

Principio de Seguridad

Tanto los responsables como los encargados del tratamiento de la información deberán cumplir estrictamente con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas establecidas por la Compañía para garantizar la seguridad de los datos personales almacenados.

La Compañía exigirá que en todo momento se apliquen mecanismos de protección que prevengan la adulteración, pérdida o destrucción de la información, así como cualquier acceso, consulta o uso no autorizado o fraudulento. Estas medidas asegurarán la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos, reforzando el compromiso de la Compañía con la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.

Principio de Confidencialidad

Todos los colaboradores y contratistas involucrados en el tratamiento de datos personales no públicos deberán garantizar la total confidencialidad de la información, tanto personal como financiera. Esta obligación se mantendrá incluso después de finalizada su relación contractual con la Compañía, en cumplimiento de los requisitos legales y contractuales aplicables.

Asimismo, la Compañía se compromete a gestionar los datos personales de los titulares con absoluta confidencialidad, conforme a lo dispuesto en el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Los datos solo se utilizarán para las finalidades previamen te establecidas y en ningún caso serán tratados sin la autorización del titular, salvo que exista una disposición legal que lo justifique. De esta manera, la Compañía refuerza su compromiso con la protección de la privacidad y el cumplimiento de la normati va vigente en materia de protección de datos.

Principio de temporalidad

La Compañía conservará los datos personales únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades establecidas. Para determinar este período, se tomarán en cuenta las disposiciones normativas aplicables, así como los aspecto s administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos que requieran su preservación.

Asimismo, los datos serán almacenados en conformidad con las obligaciones legales y contractuales vigentes. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos estipulados, la Compañía procederá a la supresión segura de la información, garantizando así el cumplimiento de las normativas de protección de datos y el respeto por los derechos de los titulares.

Alineación integral de los derechos constitucionales

Los derechos de los titulares de la información se interpretarán de manera integral y en concordancia con el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la Constitución Colombiana, así como con los demás derechos constitucionales aplicables.

La Compañía garantizará que el ejercicio de estos derechos se desarrolle en un equilibrio adecuado, respetando tanto la protección de los datos personales como el acceso a la información en el marco legal vigente. Con ello, se asegura un tratamiento transparente, legítimo y alineado con los principios constitucionales y normativos en materia de protección de datos.

Principio de Necesidad

La Compañía utilizará los datos personales captados exclusivamente para cumplir con sus obligaciones contractuales, laborales y aquellas relacionadas con el desarrollo de su Core de negocio.

El tratamiento de la información se ajustará estrictamente a las necesidades operativas y legales de la Compañía, garantizando que los datos sean utilizados de manera legítima, proporcional y conforme a las finalidades previamente establecidas. De esta man era, se refuerza el compromiso con la protección de la privacidad y el cumplimiento de las normativas aplicables.

Categoría de los datos personales

Tratamiento de los datos públicos

La Compañía establece de manera clara que podrá tratar la información de carácter público sin necesidad de contar con la autorización expresa del titular de la información, su representante legal o tutor. Sin embargo, el hecho de que los datos sean públicos no exime a la Compañía de su responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los principios y obligaciones legales en materia de protección de datos. Por ello, adoptará todas las medidas necesarias para asegurar un tratamiento adecuado, alineado con la normativa vigente y los lineamientos establecidos en su política de tratamiento de datos personales.

Los datos de naturaleza pública serán almacenados en las bases de datos definidas por la Compañía y utilizados exclusivamente para fines legítimos relacionados con su actividad. En este sentido, su tratamiento se enfocará en los siguientes propósitos:

• Compartir contenido de interés vinculado al Core de negocio y al desarrollo de la industria para posibles interesados.
• Proporcionar material de apoyo que permita relacionar a la Compañía con actividades de interés para potenciales consumidores como boletines, artículos y actualizaciones relevantes.
• Promocionar los servicios actuales y nuevos de la Compañía, así como brindar información sobre ofertas, descuentos especiales, invitaciones a eventos corporativos, ferias o actividades patrocinadas.

A pesar de tratarse de datos de acceso público, la Compañía se compromete a velar por su uso responsable y a implementar los controles necesarios para evitar cualquier uso indebido, garantizando así la transparencia y la protección de los derechos de los titulares.

Tratamiento de datos semiprivados y privados

La Compañía gestionará los datos privados y semiprivados con los más altos estándares de confidencialidad y seguridad informática, garantizando su protección frente a accesos no autorizados o tratamientos indebidos. Estos datos estarán disponibles exclusiv amente para el titular de la información, siempre que acredite su identidad a través de los procedimientos establecidos por la Compañía. En ningún caso se divulgará información sin cumplir con los protocolos y requisitos adecuados.

En el caso de los datos de menores de edad, la Compañía reconocerá la autoridad del representante o tutor legal, quien tendrá la facultad de solicitar y consultar la información correspondiente en nombre del menor. Dicho acceso se otorgará únicamente cuando se verifique y valide la relación jurídica que lo respalda.

Asimismo, la Compañía podrá recolectar y utilizar los datos privados y semiprivados dentro del marco de las finalidades previamente definidas en esta política. Para ello, aplicará controles rigurosos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legale s y la salvaguarda de los derechos de los titulares, garantizando un tratamiento adecuado, transparente y alineado con los principios de protección de datos personales.

Tratamiento de datos sensibles

La Compañía tratará los datos sensibles únicamente para los fines estrictamente necesarios, aplicando el principio de finalidad y en cumplimiento con las disposiciones establecidas en la presente política. Bajo ningún concepto gestionará datos sensibles sin contar con una autorización previa, expresa y firmada por el titular de la información o, en el caso de menores de edad, por su representante y/o tutor legal. Antes de cualquier tratamiento, la Compañía garantizará que los titulares reciban información clara y detallada sobre el uso que se dará a sus datos, asegurando su consentimiento informado.

Como excepción, la única autorización tácita permitida será para el uso de imágenes visuales, siempre que exista una aceptación expresa del titular de la información . Sin embargo, esta excepción no aplicará para menores de edad, quienes deberán contar con una autorización escrita debidamente formalizada.

Asimismo, la Compañía podrá tratar datos sensibles sin requerir la autorización del titular de la información en las siguientes circunstancias:

• Cuando una disposición legal exima la necesidad de obtener dicha autorización.
• Si el tratamiento de los datos es indispensable para proteger el interés vital del titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso se solicitará la autorización del representante legal.
• Cuando los datos sean requeridos para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Si el tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica dentro de un marco de mejoramiento organizacional, siempre que se implementen medidas adecuadas para anonimizar los datos y evitar la identificación del titular.

El tratamiento de datos sensibles será realizado exclusivamente por las áreas de la Compañía que, por la naturaleza de sus funciones, requieran gestionar este tipo de información. Dicho tratamiento se ajustará estrictamente a los lineamientos establecidos para cada una de las contrapartes, asegurando el cumplimiento de las autorizaciones correspondientes y la aplicación de protocolos de seguridad que garanticen la confidencialidad y protección de los datos.

Derechos de los titulares

Derecho de acceso a la información

La Compañía garantiza el derecho de acceso a la información en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, asegurando que solo el titular de los datos, previa verificación de identidad, o su representante y/o tutor legal en caso de menores de edad, puedan acceder a la información personal almacenada. Para ello, la Compañía proporcionará, sin ningún costo y con total transparencia, un acceso detallado y completo a los datos personales tratados, utilizando exclusivamente el canal oficial designado para este propósito.

El titular de la información, o su representante legal, deberá presentar su solicitud a través del correo electrónico autorizado que es mertelimportaciones@gmail.com, especificando si se trata de una consulta, queja o petición. Para garantizar la seguridad y autenticidad del proceso, será obligatorio adjuntar una copia del documento de identidad del titular. En los casos en que la solicitud provenga de un representant e legal o tutor, este deberá incluir la documentación que acredite su facultad de representación.

Los titulares podrán acceder a su información personal de manera gratuita en dos situaciones específicas: (i) al menos una vez por mes calendario y (ii) cuando existan modificaciones sustanciales en el Programa Integral de Tratamiento de Datos Personales y Hábeas Data o en la Política de Tratamiento de Datos Personales que justifiquen una nueva consulta. Para solicitudes adicionales dentro del mismo mes calendario, la Compañía podrá aplicar un cobro exclusivamente por los costos asociados al envío, reproduc ción o certificación de documentos, garantizando que estos valores no excedan los costos reales de recuperación del material utilizado.

Como parte de su compromiso con la protección de la información, la Compañía implementará estrictos controles de seguridad para evitar el acceso no autorizado y garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice bajo los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, en cumplimiento de las disposiciones legales y las mejores prácticas en materia de protección de datos.

Derecho de rectificación y actualización de datos

La Compañía garantiza el derecho de los titulares de la información a la actualización y rectificación de sus datos personales, conforme a lo establecido en el artículo 22 del Decreto 1377 de 2013, relativo al “Derecho de actualización, rectificación y sup resión de los datos”. En este sentido, se compromete a corregir, modificar o complementar cualquier dato inexacto, desactualizado, incompleto o que pueda generar inconvenientes al titular.

El titular de la información, o en su defecto su representante y/o tutor legal cuando corresponda a un menor de edad, podrá solicitar en cualquier momento la actualización o rectificación de sus datos personales. Para ello, deberá dirigir su solicitud al responsable del tratamiento, especificando las correcciones requeridas y adjuntando los documentos que acrediten su identidad. En los casos en que un tercero actúe en nombre del titular de la información, deberá presentar los soportes legales que le otorgan la facultad de representación.

Compromisos de La Compañía:

• La Compañía efectuará la actualización o rectificación de los datos personales dentro de un período máximo de 15 días hábiles, conforme a la normativa vigente. Si la solicitud no puede resolverse dentro de este plazo, se informará al solicitante sobre la prórroga y las razones que la justifican.
• Se asignará un número de radicado a cada solicitud, el cual permitirá el monitoreo continuo del estado del trámite y garantizará su adecuado procesamiento dentro de las bases de datos de La Compañía.
• La Compañía mantendrá informado al titular de la información o a su representante legal sobre el avance de la solicitud. Al finalizar el proceso, entregará las evidencias necesarias que acrediten la actualización o rectificación realizada. En caso de que l a solicitud no sea procedente, se notificará debidamente al solicitante con la justificación correspondiente.
• Toda la información tratada en el proceso de actualización y rectificación estará sujeta a estrictas medidas de seguridad, garantizando la protección de los datos personales y evitando su acceso, modificación o divulgación no autorizada.

Con estas disposiciones, La Compañía reafirma su compromiso con la transparencia, veracidad y protección de los datos personales, asegurando que la información registrada en sus bases de datos refleje la realidad del titular y se mantenga alineada con las normativas vigentes en materia de protección de datos.

Derecho de supresión de dato

El titular de la información, o en su defecto su representante y/o tutor legal en el caso de menores de edad, tiene el derecho de solicitar en cualquier momento la eliminación o supresión de sus datos personales de las bases de datos de La Compañía. Para e jercer este derecho, deberá enviar una solicitud formal al correo electrónico mertelimportaciones@gmail.com, adjuntando la documentación necesaria que acredite su identidad y, si corresponde, su calidad de representante o tutor legal.

Condiciones para la eliminación de datos

Antes de proceder con la supresión de la información, La Compañía evaluará si se cumplen las siguientes condiciones que justifiquen su eliminación:

• Tratamiento inadecuado: Cuando los datos han sido gestionados en contravención a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la normativa vigente sobre protección de datos personales.
• Finalidad cumplida: Si la información ha cumplido con el propósito para el cual fue recolectada y almacenada, y su conservación no es necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

Casos en los que la solicitud de eliminación puede ser negada

Existen situaciones en las que La Compañía no podrá proceder con la eliminación de los datos personales, tales como:

• Obligación legal o contractual : Si el titular está sujeto a un mandato normativo o contractual que exige la permanencia de sus datos en la base de datos.
• Impedimentos judiciales o administrativos : Cuando la eliminación de los datos pueda afectar procesos judiciales, investigaciones fiscales, persecuciones penales o la ejecución de sanciones administrativas.
• Solicitud ambigua o inconsistente : Si la petición no es clara, carece de la documentación de respaldo o existen dudas sobre la autenticidad del solicitante.

La Compañía ratifica su compromiso con la protección de los datos personales y garantizará que cualquier solicitud de supresión sea evaluada y tramitada con total transparencia, en estricto cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables y mediante procesos de verificación rigurosos.

Derecho de presentar quejas, reclamos o ejercer acciones

El titular de la información, o su representante y/o tutor legal en caso de menores de edad, tiene el derecho de presentar quejas y reclamos cuando considere que sus derechos han sido vulnerados, la seguridad de su información esté comprometida o cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos incumpla con sus obligaciones legales.

Con el fin de garantizar una gestión eficiente y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, La Compañía atenderá estas solicitudes bajo los siguientes parámetros:

Procedimiento para la presentación y gestión de reclamos

El titular de la información, o su representante y/o tutor legal en caso de menores de edad, tiene el derecho de presentar quejas y reclamos cuando considere que sus derechos han sido vulnerados, la seguridad de su información esté comprometida o cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos incumpla con sus obligaciones legales. La Compañía, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, atenderá estas solicitudes de manera diligente y transparente, asegurando el cumplimiento de los principios de p rotección de datos personales.

Para presentar un reclamo, este debe ser remitido por escrito a La Compañía e incluir la identificación del titular o su representante/tutor legal, una descripción clara y detallada de los hechos que motivan la solicitud, una dirección de contacto y los documentos de soporte que el solicitante considere pertinentes. En caso de que el reclamo esté incompleto, La Compañía requerirá al interesado que subsane la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimien to el solicitante no proporciona la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si La Compañía no es la instancia competente para resolver la solicitud, esta será remitida al encargado adecuada en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, notificando al solicitante sobre dicho traslado. Asimismo, una vez recibido el reclamo en su totalidad, se procederá a actualizar el estado del proceso en la base de datos de La Compañía, indicando la naturaleza de la solicitud y su estado de gestión.

El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la recepción del reclamo. En caso de que no sea posible resolver la solicitud dentro de este término, se informará al interesado sobre los motivos del retraso y se establecerá una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

Todas las quejas, solicitudes y reclamos deberán ser gestionadas exclusivamente a través del canal oficial autorizado por La Compañía, que será el correo electrónico mertelimportaciones@gmail.com. La Compañía reafirma su compromiso con la protección de los datos personales y garantizará que todas las solicitudes sean atendidas con la diligencia, transparencia y cumplimiento normativo que exige la legislación vigente.

Derecho a revocar la autorización

Todo titular de la información, así como su representante y/o tutor legal en caso de menores de edad, tiene el derecho de revocar en cualquier momento su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista una disposición legal o contractual que lo impida. Para ello, deberá enviar su solicitud de revocación a través del correo electrónico mertelimportaciones@gmail.com, siguiendo los procedimientos establecidos por La Compañía y que son descritos en la presente política. La Compañía gestionará la solicitud de revocación bajo dos modalidades:

• Revocación total: Implica que la Compañía deberá cesar por completo el tratamiento de los datos personales del titular, eliminando su información de todas las bases de datos y deteniendo cualquier uso previamente autorizado, salvo por aquellos datos que por amparo legal La Compañía está obligada a conservar.
• Revocación parcial: Aplica únicamente a determinadas finalidades específicas previamente consentidas, permitiendo al titular limitar el uso de su información sin afectar aquellas finalidades que sean estrictamente necesarias para la relación con La Compañía.

La Compañía, en cumplimiento de los principios de protección de datos, evaluará cada solicitud y garantizará una respuesta oportuna, asegurando que la revocación se lleve a cabo en los términos que la normatividad vigente establece.

Derecho a la limitación del tratamiento

El titular de la información tiene el derecho de solicitar a La Compañía la limitación en el tratamiento de sus datos personales cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

• Si el titular cuestiona la veracidad de su información, podrá solicitar la limitación del tratamiento mientras La Compañía verifica la exactitud de los datos.
• En caso de que el tratamiento de los datos personales se realice de manera indebida, el titular podrá oponerse a la eliminación de su información y, en su lugar, solicitar que se limite su uso.
• Si La Compañía ya no necesita los datos personales para las finalidades establecidas, pero el titular de la información los requiere para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, podrá solicitar que se restrinja su tratamiento.

Una vez aplicada la limitación, los datos personales solo podrán ser objeto de tratamiento en casos específicos, como su conservación, el consentimiento expreso del titular o su uso para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. También podrán tratarse cuando sea necesario para la protección de los derechos de otra persona, garantizando en todo momento el cumplimiento de las normativas de protección de datos.

Decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles

Todo titular de la información tiene el derecho de no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, cuando dichas decisiones puedan generar efectos jurídicos adversos o impactarlo significativamente.

En este sentido, La Compañía implementará medidas sólidas para salvaguardar los derechos, libertades e intereses legítimos del titular de la información , garantizando que el tratamiento de sus datos se realice de manera transparente, justa y equitativa. Asimismo, asegurará que la información proporcionada sea precisa,

verificable y confiable, evitando la generación de perfiles discriminatorios o perjudiciales que puedan afectar oportunidades laborales u otros ámbitos de interés.

Además, La Compañía garantizará la intervención humana en la toma de decisiones críticas, permitiendo que el titular de la información pueda expresar su punto de vista, impugnar decisiones adversas y solicitar una revisión con criterios objetivos y justos, en aras de evitar cualquier afectación indebida derivada del uso de sus datos personales.

Finalidades del tratamiento de datos personales

La Compañía ha implementado múltiples canales para la recolección de datos personales de sus contrapartes, incluyendo, pero no limitándose a, formularios físicos y digitales, formatos internos, avisos de privacidad, plataformas en línea, redes sociales y o tros medios tecnológicos habilitados para este propósito. Estos mecanismos han sido diseñados con el objetivo de asegurar un tratamiento adecuado de la información, en estricto cumplimiento de las finalidades establecidas en el presente documento y en conc ordancia con la autorización expresa otorgada por el titular de los datos.

En este sentido, La Compañía, a través de un riguroso análisis del ciclo de vida de los datos, ha identificado y definido un conjunto de finalidades alineadas con su objeto social y con las actividades operativas que lleva a cabo de manera habitual. Estas finalidades garantizan que la información recopilada sea utilizada de manera ética, transparente y en estricto cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales. Asimismo, La Compañía se compromete a aplicar medidas de se guridad robustas para la salvaguarda de la información, evitando su acceso no autorizado, alteración o uso indebido.

Datos personales de postulantes captados por medio de bolsas de empleos y terceros contratados por la compañía.

La Compañía emplea diversos canales para la captación de datos personales dentro de sus procesos de selección de talento humano, incluyendo redes sociales, bolsas de empleo y terceros especializados en selección. En este contexto, se asume que el titular de la información comprende y acepta las finalidades para las cuales proporciona su información a estos medios. Sin embargo, La Compañía no se hace responsable de los usos que dichos terceros den a la información, limitando su tratamiento exclusivamente a l as siguientes finalidades:

• Gestionar la recepción de la hoja de vida del candidato, ya sea directamente o a través de terceros autorizados.
• Compartir con e l área de interés su hoja de vida con el fin de ser analizada para determinar su idoneidad con la vacante habilitada.
• Incorporar la hoja de vida en las bases de datos destinadas a la gestión de procesos de selección.
• Contactar al candidato mediante los canales de comunicación suministrados en su postulación, con el fin de proporcionarle información sobre la vacante y confirmar su interés en el proceso.
• Almacenar la información personal por un período máximo de seis (6) meses, siempre que el titular haya sido debidamente informado y haya otorgado su autorización.
• Permitir que los responsables y encargados del proceso de selección dentro de La Compañía accedan a los datos personales con el propósito de evaluar y registrar información clave, incluyendo nombres, apellidos, documento de identificación, ciudad de reside ncia, teléfono de contacto y otros datos relevantes para la selección del candidato.
• Transmitir los datos personales a los responsables designados dentro de La Compañía en caso de existir una vacante similar o si el perfil del candidato se ajusta a otro proceso interno de selección.
• Asimismo, La Compañía reconoce que algunas hojas de vida pueden contener imágenes visuales (fotografías), las cuales son consideradas datos sensibles. En este sentido, se informa al titular que la autorización para el uso de estas imágenes debe ser otorgad a de manera libre, expresa y voluntaria, sin que su negativa afecte la participación en el proceso. No obstante, en caso de que se proporcione la imagen, La Compañía garantizará su protección e integridad.

Por otra parte, cuando la postulación provenga de un menor de edad, La Compañía tratará su información como dato sensible, priorizando la obtención de la autorización expresa de su tutor o representante legal para su tratamiento. En caso de no contar con dicha autorización, La Compañía se abstendrá de utilizar la información y dará por concluida cualquier relación de contacto.

Datos captados para desarrollar la consulta en centrales de riesgo

La Compañía podrá realizar consultas y revisiones en centrales de riesgo con el propósito de evaluar la situación crediticia, antecedentes financieros y nivel de riesgo de sus contrapartes, ya sean clientes, proveedores, colaboradores, candidatos a vacantes o cualquier persona con la que se establezca una relación contractual o precontractual. Este tratamiento de datos personales se llevará a cabo bajo las siguientes finalidades:

• Evaluar el historial financiero y crediticio del titular para determinar su capacidad de pago y comportamiento frente a obligaciones económicas, garantizando decisiones informadas en procesos de otorgamiento de crédito, financiamiento, y selección de proveedores estratégicos.
• Determinar la viabilidad de conceder líneas de crédito, plazos de pago o condiciones especiales a clientes y proveedores, considerando factores como historial crediticio, nivel de endeudamiento, capacidad de pago y antecedentes en centrales de riesgo.
• Asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de gestión de riesgos financieros, prevención de fraude y protección de los activos de la Compañía.
• Implementar controles para mitigar riesgos asociados a actividades ilícitas, mediante la verificación de antecedentes financieros y patrimoniales en cumplimiento de las normativas aplicables.
• Supervisar el comportamiento de pago y la estabilidad financiera de clientes, proveedores y empleados con obligaciones económicas frente a la Compañía, con el fin de minimizar riesgos y gestionar contingencias.
• Identificar riesgos de incumplimiento y establecer estrategias para la recuperación de cartera, basándose en información de centrales de riesgo y en el análisis de antecedentes financieros del deudor.

Para evaluar la viabilidad de otorgar créditos o financiamiento a clientes y proveedores, la Compañía podrá analizar los siguientes aspectos:

• Análisis del comportamiento de pago en el sistema financiero, reportes de mora y cumplimiento de obligaciones.
• Evaluación de la relación entre ingresos y pasivos financieros para determinar la capacidad de pago.
• Análisis de ingresos, costos y estado financiero para prever la sostenibilidad del crédito otorgado.
• Revisión de activos y pasivos para medir la solidez financiera y la capacidad de respaldo en caso de incumplimiento.
• Identificación de patrones en el manejo de obligaciones económicas que puedan indicar riesgos potenciales.
• Confirmación de que el titular no se encuentra en bases de datos relacionadas con actividades ilícitas o sanciones financieras.

Toda consulta y revisión en centrales de riesgo se llevará a cabo con base en la autorización expresa del titular de la información, excepto en los casos en los que la normatividad vigente exima de este requisito. Asimismo, el titular podrá ejercer su derecho de hábeas data para acceder, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de su información de acuerdo con los procedimientos establecidos en la ley.

Datos personales de candidatos a colaboradores

La Compañía ha definido una serie de finalidades para el tratamiento de datos personales de los candidatos que han sido contactados previamente y han otorgado su autorización para participar en los procesos de selección. Estas actividades pueden incluir en trevistas, pruebas de selección y otras evaluaciones diseñadas para verificar la idoneidad del candidato en relación con la vacante. En este contexto, La Compañía podrá llevar a cabo las siguientes acciones:

• La Compañía podrá requerir nuevamente la hoja de vida del candidato para validar sus datos y garantizar que la información proporcionada esté actualizada.
• Contactar al candidato a través de los medios suministrados con el fin de coordinar entrevistas y otras etapas del proceso de selección.
• Revisar el cumplimiento de las condiciones exigidas para la vacante, contrastando la información suministrada con los resultados de las pruebas aplicadas.
• Analizar los resultados obtenidos de las pruebas definidas durante el proceso de selección con el fin de determinar si sus habilidades, competencias y afinidad del candidato con la vacante.
• Mantener informado al candidato sobre el estado de su postulación, ya sea por La Compañía o por un tercero autorizado.
• Almacenar los resultados de las pruebas realizadas por un período máximo de seis (6) meses.
• Documentar la participación del candidato en cada etapa del proceso de selección.
• Conservar la información personal del candidato en formato físico si hay lugar a ello por un período máximo de seis (6) meses, mientras que en solamente se conservará la información asociada a los candidatos que van a ser contratados en bases de datos electrónicas por hasta dos (2) años, a menos que el titular solicite la revocación de su autorización.
• Mantener un registro con información mínima del candidato seleccionado (nombre, identificación, ubicación, contacto, entre otros) como soporte del proceso de selección ante requerimientos de autoridades internas y externas.
• En caso de que la hoja de vida contenga una fotografía, se informa que su tratamiento será realizado bajo las condiciones de protección de datos sensibles. El candidato podrá decidir libremente si desea incluir o no dicha imagen en su postulación.
• Contactar las referencias personales y laborales proporcionadas por el candidato para obtener información sobre sus competencias profesionales y personales.
• Realizar las verificaciones en listas de centrales de riesgos incluyendo la verificación de antecedentes conforme a las políticas internas de La Compañía.

En caso de que un menor de edad participe en pruebas de selección, La Compañía asumirá que su asistencia implica el conocimiento y consentimiento de su representante o tutor legal. Antes de completar el formulario de postulación, el menor deberá contactar a su tutor para solicitar su autorización. La Compañía proporcionará los

medios necesarios para facilitar este contacto y asumirá que la firma del menor en el formato correspondiente indica que ha obtenido el consentimiento de su tutor legal. En consecuencia, los datos proporcionados serán considerados válidos y podrán ser utilizados para las finalidades previamente establecidas.

Datos personales durante el proceso de contratación

Durante el proceso de contratación, La Compañía recopila y gestiona información esencial para formalizar la vinculación laboral, garantizando el cumplimiento de normativas legales y de seguridad social. Parte de estos datos pueden clasificarse como sensibles, por lo que su tratamiento se realizará con los más altos estándares de confidencialidad y protección. En este contexto, las finalidades establecidas incluyen:

• Administrar la información requerida para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias, laborales, contables y de registro corporativo y comercial de La Compañía.
• Enviar y gestionar datos médicos cuando así lo exijan los protocolos internos en materia laboral, seguridad y salud en el trabajo.
• Compartir los datos necesarios para garantizar la afiliación a los sistemas de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás entidades correspondientes.
• Utilizar los datos personales y familiares del colaborador con el propósito de gestionar su afiliación y vinculación a la seguridad social y cajas de compensación.
• Coordinar y gestionar la asistencia del candidato a los exámenes médicos exigidos por La Compañía a través de las entidades con las que se tenga un acuerdo comercial.
• Obtener, revisar y mantener un registro de los resultados de los exámenes médicos, asegurando la confidencialidad de la información y su uso exclusivo para fines relacionados con la salud y seguridad en el trabajo.
• Conservar y proteger la información médica y cualquier otro dato personal sensible, en estricto cumplimiento con los principios de confidencialidad y privacidad.
• En caso de que la contratación requiera la inclusión de una imagen personal (fotografía), esta será tratada exclusivamente para fines relacionados con la gestión del proceso de contratación y la presentación del nuevo colaborador ante la organización. Su a utorización será voluntaria, libre y expresa.
• Consultar y validar los estudios reportados en la hoja de vida, asegurando la autenticidad de la información suministrada. En caso de actualización de datos académicos, se solicitarán los soportes correspondientes y se autoriza la validación de los nuevos registros.
• Contactar a las personas referenciadas en la hoja de vida con el propósito de obtener información sobre las competencias laborales y habilidades interpersonales del candidato.
• Compartir información personal con terceros responsables o encargados, con el fin de gestionar el pago de nómina y demás obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.

En los casos en que el proceso de contratación involucre a un menor de edad, La Compañía garantizará el cumplimiento de los principios de protección de datos y del interés superior del menor. Antes de proceder con la transmisión y/o transferencia de datos personales del menor, se notificará previamente a su representante y/o tutor legal. Este deberá otorgar su consentimiento expreso y por escrito, confirmando su autorización para dicho tratamiento.

Asimismo, la asistencia del menor a la realización de exámenes médicos y el suministro de información requerida durante el proceso de contratación serán interpretados como una manifestación de que el representante y/o tutor legal ha otorgado su consentimiento previo para la ejecución de dichas actividades. En todo momento, La Compañía velará por la seguridad y confidencialidad de los datos del menor, asegurando su tratamiento conforme a la normativa vigente.

Datos captados relacionados con genética y salud

La Compañía emplea los datos de carácter genético y de salud con el propósito de salvaguardar el bienestar de sus colaboradores dentro de sus instalaciones. Esto se lleva a cabo a través de iniciativas de promoción de la salud, campañas de prevención y convenios con terceros que faciliten su cuidado.

En el caso de los visitantes, se solicitará su autorización para el registro de datos personales como nombres, apellidos, contactos de emergencia, afiliación a EPS y cualquier otra información relevante. Esto permitirá brindar una atención rápida y efectiva en situaciones de emergencia.

Asimismo, La Compañía recopilará y almacenará estos datos de sus colaboradores con la misma finalidad, actuando conforme a sus políticas internas en materia de seguridad y salud en el trabajo. En casos de accidentes laborales, emergencias o cualquier otra circunstancia que pueda comprometer la integridad del colaborador o de terceros, esta información será utilizada para garantizar una respuesta adecuada y oportuna.

Datos de los colaboradores

Se consideran datos de colaboradores aquellos proporcionados por individuos que han formalizado su vínculo laboral con La Compañía mediante un contrato, independientemente de su modalidad. En este contexto, La Compañía empleará estos datos con las siguientes finalidades:

• Garantizar una comunicación eficiente sobre información relevante para la relación contractual del colaborador con La Compañía.
• Cumplir con las obligaciones laborales, incluyendo pagos salariales, prestaciones sociales y demás estipulaciones contractuales.
• Transmitir información personal a entidades requeridas para dar cumplimiento a obligaciones contractuales y legales.
• Aplicar los lineamientos establecidos en el Sistema General de Seguridad Social de La Compañía.
• Difundir información relevante como convenios, noticias, beneficios y alianzas estratégicas de interés para el colaborador.
• Gestionar la afiliación, liquidación y demás procesos relacionados con la nómina, incluyendo la emisión de certificados de ingresos y retenciones.
• Informar sobre cualquier modificación en el contrato de trabajo al colaborador y, en caso necesario, a su representante o tutor legal.
• Realizar estudios internos sobre hábitos y comportamientos de los colaboradores para optimizar el clima organizacional.
• Analizar y utilizar estos estudios para la implementación de mejoras en el ambiente laboral.
• En caso de emergencia, contactar a un familiar o persona designada como contacto de emergencia.
• Notificar sobre eventos corporativos y actividades de interés organizadas por La Compañía.
• Evaluar la información del colaborador para considerar su participación en planes de carrera o procesos de ascenso.
• Utilizar su imagen, en medios físicos o digitales, para fines corporativos y comerciales, garantizando su consentimiento previo cuando corresponda.
• Validar estudios académicos proporcionados por el colaborador y solicitar documentos de respaldo cuando actualice su hoja de vida.
• Gestionar la firma de documentos necesarios en el marco de la relación laboral.
• Registrar y gestionar información sobre exámenes médicos ocupacionales requeridos.
• Mantener su información en archivos digitales como soporte de su permanencia en La Compañía.
• Administrar la información necesaria para cumplir con obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y contables.
• Gestionar el talento humano de La Compañía, incluyendo procesos de selección, capacitación, evaluación del desempeño y bienestar laboral.
• Emitir certificaciones laborales y proporcionar referencias cuando sean solicitadas.
• Administrar la base de datos de nómina para garantizar el cálculo y pago correcto de los salarios.

Datos de colaboradores una vez finalizado su vínculo laboral

La Compañía tiene la obligación de conservar la información relacionada con seguridad social y cualquier otro dato que, por mandato legal, deba resguardar. Adicionalmente, mantendrá la información personal contenida en la hoja de vida por un período mínimo de cinco (5) años, salvo que el titular solicite su eliminación. En este caso, La Compañía garantizará la supresión de los datos y se abstendrá de utilizarlos. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales en materia laboral y gestionar adecuadamente la liquidación y finalización del contrato, La Compañía llevará a cabo el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:

• Gestionar la programación de citas médicas en los centros autorizados para la realización de los exámenes médicos de retiro.
• Realizar entrevistas de salida con el fin de identificar oportunidades de mejora en La Compañía.
• Coordinar la asistencia del colaborador a los exámenes médicos ocupacionales mediante la entidad con la que La Compañía mantiene un acuerdo comercial.
• Recibir, analizar y conservar los resultados de dichos exámenes por el tiempo necesario para verificar el estado de salud del excolaborador al momento de su retiro.
• Enviar los resultados de los exámenes médicos a la dirección de correo electrónico previamente autorizada.
• Transferir la información necesaria a las áreas o entidades responsables de gestionar los trámites relacionados con la desvinculación del colaborador.
• Mantener un registro actualizado de excolaboradores para facilitar futuras gestiones administrativas, legales o de seguimiento.

Este tratamiento de datos se realiza en estricto cumplimiento de la normativa vigente, garantizando la confidencialidad, seguridad y correcta administración de la información.

Datos captados de los visitantes

La Compañía recopila información de terceros que, por motivos específicos, requieren acceso a sus instalaciones. Se considera visitante a toda persona que no cuente con un registro previo en los sistemas de

ingreso y cuya permanencia en las instalaciones sea temporal. Los datos recopilados de los visitantes serán utilizados para los siguientes fines:

• Informarles sobre el protocolo de emergencias de La Compañía y mantener un registro de su información por un período aproximado de dos (2) meses.
• Contactar a su persona designada como contacto de emergencia y a la Entidad Promotora de Salud (EPS) en caso de una situación médica dentro de las instalaciones.
• Controlar y gestionar el número de personas presentes en las instalaciones de La Compañía.
• Registrar la asistencia de visitantes a procesos de selección, reuniones comerciales u otros eventos institucionales.
• Verificar la identidad de los visitantes mediante la solicitud de su documento de identificación y llevar un control de acceso.
• Mantener un registro de visitantes que incluya información relevante, como datos de seguridad social y contactos de emergencia, para actuar oportunamente ante cualquier eventualidad.

El tratamiento de esta información se realizará en estricto cumplimiento de la normativa vigente, garantizando la confidencialidad y seguridad de los datos.

Datos captados por videovigilancia

Las imágenes captadas a través del sistema de videovigilancia constituyen datos sensibles, por lo que La Compañía asume la responsabilidad de su resguardo y uso exclusivo con el propósito de garantizar la seguridad de sus instalaciones, bienes y personas. Dado que la videovigilancia tiene como finalidad preservar la integridad de los espacios y prevenir incidentes, su tratamiento se encuentra legitimado por el interés público.

En este sentido, las imágenes obtenidas a través del sistema de videovigilancia serán utilizadas para:

• Captar y almacenar registros visuales mediante el circuito cerrado de cámaras ubicadas en las áreas internas y externas de La Compañía.
• Salvaguardar la seguridad de las instalaciones, tanto en espacios interiores como exteriores.
• Proporcionar grabaciones a las autoridades competentes cuando así lo exijan conforme a la normativa vigente.

Para cualquier duda relacionada con la interpretación o el manejo de imágenes que contengan datos personales, se deberá contactar a la Gerencia o escribir al correo mertelimportaciones@gmail.com. Es fundamental abstenerse de tomar decisiones sobre estos registros hasta recibir la orientación correspondiente, con el fin de evitar perjuicios a los titulares de los datos y prevenir sanciones derivadas del incumplimiento de la legislación aplicable.

Datos captados de clientes potenciales

La Compañía considera clientes potenciales a cualquier persona natural o jurídica que pueda estar interesada en sus productos. En este sentido, la recopilación y el tratamiento de sus datos personales tienen como finalidad exclusiva la creación y fortalecimiento de relaciones comerciales bajo los más altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo. Para ello, se contemplan las siguientes finalidades:

• Utilizar la información proporcionada para realizar estudios de mercado que permitan identificar tendencias, necesidades y oportunidades comerciales.
• Enviar correos electrónicos con información relevante, referencias comerciales y comunicaciones personalizadas, siempre con la autorización previa del titular.
• Evaluar los datos suministrados para diseñar estrategias comerciales alineadas con los intereses y necesidades de los clientes potenciales.
• Solicitar información adicional a través del formulario de conocimiento de clientes para su futura vinculación, asegurando el cumplimiento de los requisitos internos de La Compañía.
• Consultar en centrales de riesgo definidas por La Compañía o por terceros autorizados, con el fin de evaluar su historial financiero y cumplimiento de obligaciones.
• Diseñar y ejecutar estrategias que permitan generar nuevas oportunidades de negocio.

La Compañía garantizará en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información recopilada, asegurando su tratamiento conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales y gestión de riesgos.

Datos captados de clientes activos

Para La Compañía, un cliente es toda persona natural o jurídica que haya adquirido sus productos y/o mantenga una relación contractual comercial vigente. En este sentido, el tratamiento de los datos personales de los clientes se realizará con apego a los p rincipios de legalidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, garantizando su adecuada protección y uso exclusivo para las siguientes finalidades:

• Desarrollar los procedimientos de validación y aceptación de clientes, garantizando el cumplimiento de normativas de debida diligencia y prevención de riesgos.
• Realizar las consultas en bases de datos, listas restrictivas y centrales de riesgo para verificar la idoneidad e integridad del cliente en términos financieros y normativos.
• Administrar los procesos relacionados con la gestión de cartera, facturación, cobranza y demás aspectos financieros derivados de la relación contractual.
• Generar las facturas de venta conforme a los términos y condiciones contractuales, utilizando los canales de comunicación definidos por La Compañía.
• Realizar auditorías y conciliaciones contables para garantizar la correcta ejecución de las obligaciones financieras.
• Solicitar, almacenar, consultar, rectificar, procesar, actualizar, aclarar y/o eliminar la información y documentación suministrada por el cliente.
• Realizar, al menos una vez al año, la consulta de centrales de riesgos, con el fin de ratificar la evaluación de su historial financiero y cumplimiento de obligaciones.
• Facilitar la interacción comercial con terceros, permitiendo el acceso a información necesaria para fortalecer estrategias de mercadeo, alianzas comerciales y oportunidades de negocio.
• Realizar estudios de mercado, análisis estadísticos y evaluación de riesgos financieros para mejorar la oferta de productos y servicios y alinear a La Compañía con las tendencias del mercado. • Establecer y mantener comunicación con el representante legal, suplente o persona designada como contacto para fortalecer la relación comercial.
• Promocionar productos y servicios actuales y futuros, compartir ofertas, descuentos, eventos e iniciativas que puedan ser de interés para el cliente, siempre alineados con el Core de negocio de La Compañía.
• Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas en los acuerdos suscritos.
• Solicitar información adicional cuando sea necesario para garantizar la correcta ejecución de los contratos.
• Conservar la información captada por La Compañía durante el tiempo requerido para la ejecución y finalización de la relación comercial.
• Garantizar la trazabilidad de los acuerdos comerciales y su debido cumplimiento ante entidades regulatorias, cuando corresponda.
• Almacenar los datos básicos del cliente, incluso una vez finalizada la relación contractual, con el fin de gestionar futuras oportunidades comerciales y ofrecer nuevamente los productos y servicios de La Compañía.
• Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y contables, así como los registros corporativos requeridos por las normativas vigentes.
• Responder de manera diligente a los requerimientos de las autoridades competentes en el marco de investigaciones regulatorias, fiscales o comerciales.

La Compañía se compromete a garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales recolectados, implementando mecanismos de control y protección que eviten el acceso no autorizado y garantizando su uso exclusivo para los fines mencionados, en estricto cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos personales.

Datos captados de clientes inactivos

Un cliente inactivo es aquella persona natural o jurídica que, habiendo adquirido productos y/o mantenido una relación contractual con La Compañía, ha cesado su actividad comercial sin que necesariamente haya solicitado la eliminación de sus datos personales. En este sentido, La Compañía mantendrá su información bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad, con las siguientes finalidades:

• Almacenar los datos personales en cumplimiento de los plazos exigidos por la legislación vigente en materia fiscal, comercial, contable y de protección de datos personales.
• Garantizar la trazabilidad de las operaciones realizadas durante la vigencia de la relación comercial, permitiendo auditorías internas y externas según corresponda.
• Disponer de la información necesaria para responder a requerimientos de autoridades de control y entes regulatorios, asegurando el cumplimiento normativo.
• Mantener mecanismos para la consulta y verificación de los datos almacenados, asegurando que cualquier solicitud de modificación o supresión se gestione en los tiempos establecidos por la ley.
• Conservar información básica con el propósito de realizar futuras gestiones comerciales, incluyendo el ofrecimiento de nuevos productos y servicios alineados con sus necesidades e intereses.
• Enviar información sobre promociones, beneficios exclusivos, relanzamientos de productos y oportunidades de negocio que puedan incentivar la reactivación de la relación comercial.
• Analizar las tendencias de consumo y evaluar la viabilidad de ofrecer programas de fidelización o reenganche para clientes inactivos.
• Conservar registros de clientes inactivos para mitigar riesgos operacionales y prevenir posibles fraudes o usos indebidos de la información comercial.
• Mantener un registro histórico que permita a La Compañía expedir certificaciones y referencias comerciales cuando sean solicitadas por el cliente o por terceros autorizados.
• Facilitar el acceso a datos históricos para optimizar la toma de decisiones en caso de una futura reactivación de la relación contractual.

La Compañía garantizará que los datos de los clientes inactivos sean tratados con altos estándares de seguridad, asegurando su uso exclusivo para los fines indicados y respetando en todo momento los derechos de los titulares conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

Datos captados de proveedores y/o contratistas

Para La Compañía, un proveedor o contratista es toda persona natural o jurídica que tiene la intención de suministrar un bien o servicio. En este sentido, la información recopilada sobre ellos, independientemente del medio a través del cual se obtenga, será utilizada para las siguientes finalidades:

• Recibir y gestionar propuestas de bienes o servicios con el propósito de iniciar los procesos de selección, conforme a los procedimientos internos de La Compañía.
• Compartir información con terceros encargados de la evaluación y clasificación de proveedores.
• Solicitar la documentación necesaria para la vinculación y aceptación de proveedores y contratistas dentro del marco de los requisitos establecidos.
• Realizar consultas en listas restrictivas, centrales de riesgo, fuentes públicas y bases de datos de antecedentes, en cumplimiento de las políticas de debida diligencia de La Compañía.
• Llevar a cabo estudios de títulos y antecedentes de los contratistas para verificar su idoneidad y cumplimiento de requisitos profesionales.
• Utilizar la información requerida para la correcta administración de proveedores y contratistas vinculados con La Compañía.
• Gestionar la facturación en concordancia con los honorarios y plazos de pago previamente acordados.
• Efectuar los pagos correspondientes a los servicios prestados o bienes suministrados.
• Mantener actualizada la información de los proveedores y contratistas para garantizar una gestión eficiente.
• Almacenar, actualizar, rectificar, procesar, aclarar y, en su momento, eliminar la información y documentación proporcionada.
• Recolectar y utilizar la firma de los contratistas para formalizar acuerdos y documentos contractuales.
• Ejecutar las actividades necesarias para la correcta prestación del servicio en cada una de las etapas contractuales.
• Emitir certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas o requeridas por entidades de control.
• Enviar dichas certificaciones a los contratistas y/o entes regulatorios según corresponda.
• Mantener un archivo digital que permita gestionar de manera organizada la información de cada contrato.
• Administrar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros corporativos y contables.
• Autorizar a la compañía a emplear su firma en los documentos que sean requeridos cuando se trate de un contratista.

La Compañía garantiza que toda la información recopilada de proveedores y contratistas será tratada con estrictos criterios de seguridad y confidencialidad, asegurando su adecuado manejo conforme a la normativa vigente.

Datos captados de proveedores y/o contratistas inactivos

Para La Compañía, un proveedor o contratista inactivo es aquel cuya relación comercial ha cesado, ya sea por la terminación del contrato o por la falta de prestación de servicios o suministro de bienes en un periodo determinado. Sin embargo, la información de estos proveedores y contratistas será conservada y utilizada con las siguientes finalidades:

• Mantener la documentación y registros contractuales por el tiempo estipulado en la legislación vigente para atender auditorías, inspecciones o solicitudes de entidades de control.
• Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contables, comerciales y corporativas derivadas de la relación contractual.
• Conservar la información relacionada con facturación, pagos y certificaciones contractuales para efectos fiscales y de cumplimiento legal.
• Consultar antecedentes en listas restrictivas, centrales de riesgo y bases de datos oficiales en caso de que el proveedor o contratista desee reactivarse o iniciar un nuevo proceso de vinculación.
• Almacenar registros históricos de desempeño, cumplimiento y calidad del servicio prestado para futuras referencias.
• Mantener un archivo digital con información relevante sobre la relación contractual para prevenir riesgos asociados a fraudes, incumplimientos o cualquier otra contingencia.
• Contactar a proveedores inactivos en caso de nuevas oportunidades comerciales, previo análisis de su idoneidad.
• Gestionar comunicaciones sobre cambios en políticas de contratación, nuevas oportunidades de negocio o eventos relevantes para el sector.
• Evaluar la posibilidad de reactivar a proveedores y contratistas con base en registros históricos de cumplimiento, desempeño y calidad.
• Mantener la información en custodia por el periodo definido en la normativa vigente para evitar su uso indebido.
• Garantizar la confidencialidad de los datos de proveedores y contratistas inactivos, evitando su uso para fines distintos a los establecidos.

La Compañía se compromete a proteger la información de sus proveedores y contratistas inactivos bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad, asegurando que su uso se limite a las finalidades previamente definidas y en cumplimiento de la normativa aplicable. Tratamiento que no requiere de alguna identificación

Si los propósitos para los cuales La Compañía gestiona datos personales no requieren la identificación específica del titular, no existirá ninguna obligación de recopilar, conservar o procesar información adicional con el fin de individualizarlo.

En este sentido, cuando el tratamiento de los datos pueda realizarse de manera anónima o a través de procesos de seudonimización que impidan la identificación directa o indirecta del titular, La Compañía implementará mecanismos que garanticen la minimización de datos, en cumplimiento con los principios de privacidad desde el diseño y por defecto.

Además, en aquellos casos donde la anonimización de la información sea posible sin afectar la finalidad del tratamiento, se adoptarán medidas técnicas y organizativas que aseguren la protección de los datos personales, eliminando cualquier posibilidad de reidentificación.

De esta manera, La Compañía reafirma su compromiso con la privacidad y seguridad de los datos personales, asegurando que solo se gestionará la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus objetivos y en concordancia con la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Autorización

El titular de los datos personales podrá revocar, de manera total o parcial, la autorización otorgada para el tratamiento de su información, incluyendo la solicitud de supresión de sus datos, siempre que ello no contravenga disposiciones legales vigentes. La revocación de la autorización no afectará la validez del tratamiento realizado con base en el consentimiento previo a su retiro.

Antes de otorgar su autorización, el titular será informado de manera clara y precisa sobre los fines específicos para los cuales sus datos serán recopilados y utilizados. Asimismo, cualquier solicitud relacionada con la revocación, modificación o eliminac ión de la autorización deberá gestionarse conforme a lo establecido en el capítulo “Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones”.

Adicionalmente, La Compañía, al analizar las solicitudes de revocación o limitación de la autorización, evaluará los términos contractuales vigentes, garantizando que el tratamiento de los datos personales no se condicione a aspectos ajenos a la correcta e jecución del contrato, en cumplimiento de los principios de necesidad y proporcionalidad.

Autorización especial para el tratamiento de datos sensibles

La Compañía informará a través de los mecanismos que autorice la obtención de la autorización a todos los titulares de la información, tomando como punto de partida los lineamientos establecidos en la ley 1581 del 2012 y sus complementarias. Cabe aclarar que en ningún momento La Compañía obligará a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles a excepción que estas sean por mandato legal o contractual.

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, se implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles serán tratados en concordancia con las finalidades previamente establecidas en el presento documento y se limitará el acceso a solamente el personal que requiere conocer esta información, por sus actividades inherentes dentro de la compañía.

Finalmente, para los datos captados y que se cataloguen como sensibles serán recolectados por terceros que La Compañía delegue y serán estos, quienes solicitarán su respectiva autorización a nombre propio y ejercerán las actividades de seguridad de la informacion a cuenta de la compañía.

Transmisión de la información

La Compañía podrá transmitir datos personales a terceros siempre que exista una relación comercial con estos y que la transmisión sea necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades en el marco de su Core de negocio. Así mismo, la Compañía cuando transmita datos personales a encargados del tratamiento, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, se asegurará de formalizar la transmisión a través de cláusulas contractuales o acuerdos específicos. Estos documentos deberán incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Definir con precisión las actividades que realizará el encargado con los datos transmitidos. • Especificar los deberes del tercero en relación con el tratamiento de la información recibida. • Establecer el propósito y límites del uso de los datos personales transmitidos. • Determinar las condiciones bajo las cuales el encargado puede interactuar con los titulares de la información. • Definir los controles y mecanismos de protección que el encargado debe implementar para resguardar los datos transmitidos. • Concluir obligaciones sobre el almacenamiento, conservación y eliminación segura de la información. • Garantizar la obligación del encargado de mantener la reserva de la información tratada. • Especificar los medios de contacto con la Compañía y la persona responsable dentro de la organización.

A través de dicho contrato, el encargado se comprometerá a cumplir con las obligaciones establecidas por la Compañía dentro de la presente política , así como a garantizar que la información transmitida sea tratada exclusivamente con las finalidades autorizadas por los titulares y en cumplimiento de la normativa vigente. Adicionalmente, el encargado deberá:

• Dar un tratamiento adecuado a los datos conforme a los principios definidos por la Compañía. • Garantizar la seguridad de las bases de datos proporcionadas, evitando accesos no autorizados o filtraciones. • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (si aplica en Colombia) sobre el registro de las bases de datos y proporcionar los soportes requeridos. • Preservar la confidencialidad de la información transmitida, asegurando que no sea utilizada para fines distintos a los estipulados en el contrato. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones

Procedimiento para la atención de una consulta

Los titulares de la información y/o representante o tutor legal podrán ejercer el derecho a realizar una consulta, sobre toda la información que La Compañía tiene contenida en el registro individual o que esta se relacione con el titular de la información, remitiendo un correo electrónico al canal de contacto suministrado en la presente política y adicionalmente, suministrando la siguiente información para comprobar su identificación:

• Documento de identidad del titular de la información al 150% (en caso de que se trate de un menor de edad, se deberá suministrar copia del registro de nacimiento y/o documento que avale que es el representante legal y/o tutor diferente al documento de identidad).
• Periodo de tiempo sobre el cual requiere hacer la consulta.
• En caso de querer consultar algún tema en específico, podrá aclararlo al momento de remitir el correo.
• Teléfono de contacto.
• Dirección física y/o electrónica (correo electrónico) por medio de la cual desea recibir la respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta y siempre que la misma cumpla con todos los requisitos previamente mencionados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de d icho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la colocación de un reclamo

Los titulares de la información y/o representante o tutor legal podrán ejercer el derecho a realizar un reclamo, toda vez que considere que la información almacenada por La Compañía está siendo mal empleada o existe un abuso por parte de este sobre los dat os captados. Para esto, se deberá de remitir un correo electrónico al canal de contacto suministrado en la presente política y adicionalmente, suministrando la siguiente información:

• Documento de identidad del titular de la información al 150% (en caso de que se trate de un menor de edad, se deberá suministrar copia del registro de nacimiento y/o documento que avale que es el representante legal y/o tutor diferente al documento de identidad).
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo además de los soportes y/o documentos que considere necesarios o que permitan a la compañía comprender mejor los hechos. Es importante aclarar que, si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al inte resado dentro de los cinco (5) días siguientes al reclamo subsanar las fallas y/o inconsistencias. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del reclamo, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Teléfono de contacto.
• Dirección física y/o electrónica (correo electrónico) por medio de la cual desea recibir la respuesta.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de este y siempre que el mismo cumpla con todos los requisitos previamente mencionados. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de d icho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la actualización y/o rectificación de los datos

Los titulares de la información y/o representante o tutor legal podrán ejercer el derecho a realizar una actualización y/o rectificación de sus datos, toda vez que considere que la información almacenada por la compañía se encuentra desactualizada o errada . Para ello se deberá de remitir un correo electrónico al canal de contacto suministrado en la presente política y adicionalmente, suministrando la siguiente información:

• Documento de identidad del titular de la información al 150% (en caso de que se trate de un menor de edad, se deberá suministrar copia del registro de nacimiento y/o documento que avale que es el representante legal y/o tutor diferente al documento de identidad).
• Especificar el dato que desea rectificar y/o actualizar además de los motivos que dan lugar a esta situación y los soportes que considere pertinentes.
• Teléfono de contacto.
• Dirección física y/o electrónica (correo electrónico) por medio de la cual desea recibir la respuesta.

La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta y siempre que la misma cumpla con todos los requisitos previamente mencionados. Así mismo, de ser

necesario se habilitarían mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados.

Procedimiento para la supresión, eliminación y/o revocatoria de sus datos o finalidades

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales o las finalidades de estos en cualquier momento, de manera parcial o total siempre y cuando:

• No lo impida una disposición legal o contractual.
• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Así mismo, La Compañía recuerda que los datos podrán ser suprimidos, eliminados y/o suprimidos toda vez que como titular de la información considere:

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

Por otra parte, la compañía podrá eliminar los datos captados de manera parcial o total la finalidad para la cual fueron captados ya no se considere necesaria. En cuyo caso, se le notificará que la misma ha dejado de existir y se eliminaran los datos que fueran empleados para dicha finalidad, siempre que los mismos no afecten a las otras finalidades vigentes.

Finalmente, se deberá de remitir un correo electrónico al canal de contacto suministrado en la presente política y adicionalmente, suministrando la siguiente información:

• Documento de identidad del titular de la información al 150% (en caso de que se trate de un menor de edad, se deberá suministrar copia del registro de nacimiento y/o documento que avale que es el representante legal y/o tutor diferente al documento de identidad).
• Especificar el dato que desea suprimir, eliminar o revocar además de los motivos que dan lugar a esta situación y los soportes que considere pertinentes.
• Teléfono de contacto.
• Dirección física y/o electrónica (correo electrónico) por medio de la cual desea recibir la respuesta.

Período de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de La Compañía tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas adicionales aplicables. Por otro lado, será La Compañía quien actualice el registro nacional de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio y velará porque los datos registrados sean verídicos en pro de preservar la identidad y confidencialidad de los titulares.

Registro Nacional de Base de Datos

De conformidad con la ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios, la compañía registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendenci a de Industria y Comercio en concordancia con el procedimiento establecido por esta.